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学院行政公文处理规则
更新时间:2011年10月08日 22:55:00   浏览次数:5121

    一、总则

   (一)为了加强公文管理,使公文处理工作规范化、制度化、科学化,提高公文质量和办公效率,根据国务院办公厅2000年8月修订发布的《国家行政机关公文处理办法》,并结合本院实际,制定本办法。

   (二)学院的公文是传达贯彻党和国家的方针、政策,发布院党委、行政的决定、决议,公布学院规章制度、请示和答复问题、指导和商洽工作、报告情况、交流经验的重要工具。学院各部门特别是综合职能部门必须认真做好公文处理,更好地为学院工作服务。

   (三)办公室负责日常的公文处理工作,各部门、各单位也应有人兼管公文处理和管理工作。

   (四)公文处理工作要做到迅速、准确、及时。行文要言简意赅、规范、操作性强,并充分利用现代化办公手段,努力提高公文处理效率和质量。

    二、公文主要种类

   (一)决定:对重要事项或重大行动做出安排用“决定”。

   (二)通知:转发上级机关、国家机关和不相隶属机关的公文;批转下级部门和单位的公文;发布规章制度、工作计划、规则总结。传达要求下级部门和有关单位周知或共同执行的事项用“通知”。

   (三)请示:向上级机关请求指示、批示用“请示”。

   (四)报告:向上级机关汇报工作、反映情况、提出意见或建议,答复上级机关的询问用“报告”。

   (五)通报:表彰先进、批评错误、传达重要精神或情况用“通报”。

   (六)批复:答复下级部门或单位的请示事项用“批复”。

   (七)函:不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题等用“函”。

   (八)会议纪要:记载或传达会议情况和议定事项用“会议纪要”。

   (九)意见:对重要问题提出见解和处理办法用“意见”。

    三、公文格式

    公文格式一般由标题、发文字号、签发人、秘密等级、紧急程度、主送机关、正文、附件、单位印章、发文时间、抄送单位、附注、主题词等部分组成。

   (一)公文标题:公文标题应当准确、简要地概括公文的主要内容,一般应表明发文机关,并明确表明公文种类。标题中,除法规、规章名称加书引号外,一般不用标点符号。

   (二)发文字号:发文字号应包括机关代字、年份、顺序号。几个部门联合发文,只标明主办部门发文号。院内各部门、各单位行文也要按照规范编制发文号。

   (三)秘密等级:院内文件一般不分“秘密”等级,需要分等级的在文件首页左上角注明。

   (四)主送机关:指收受、办理文件的单位。请示一般只一个主送机关,如需同时送其他机关,可用抄送形式。一般不对个人行文。

   (五)正文是公文的主体部分,用来表达公文的内容。

   (六)附件置于公文之后,成文日期之前。

   (七)成文日期,以领导签发日期为准;明传电报、传真等以发出日期为准。

   (八)公文应当加盖印章。用印要上不压正文,下要骑年盖月。

   (九)主题词。上报公文要标注主题词,主题词由反映公文主要内容的规范化名词或词组组成,一般不超过五个词组。主题词标在发文时间后,抄送上方,顶格写。

   (十)公文书写从左到右横排,左侧装订。文件标题用2号宋体加粗,正文一律用3号仿宋体。

    四、行文规则

   (一)学院可对内、外行文。学院公文主要用于部署全院性工作,发布学院行政规章、规定、决定和向上级领导部门的报告、请示以及必须以学院名义行文办理的重要事项。院办公文是学院公文的补充,主要用于传达学院某一方面工作的决定、通知,转发职能部门的文件,以及院办公室职责范围内的事项。凡以学院名义对外、对下的公文,由院办公室编号登记。

   (二)院内有关处(室)职权范围内的事宜,需以学院名义对上对下的公文,先由本处(室)或主管处(室)联合有关处(室)拟文,经院办核稿后,再交主管领导签发。

   (三)一般情况下,下级机关不得越级请示问题,因特殊情况必须越级行文时,应抄送被越级机关。

   (四)部门处室之间对有关问题未商议一致时,不得向下行文。

   (五)请示应“一事一议”,避免“一文数事”或在报告中夹带“请示”事项。除领导直接交办的事项外,请示不要直接报送领导人。

    五、公文办理

   (一)草拟公文

    1.公文应符合党和国家的方针、政策、法律和有关规定,体现领导的授意。

    2.情况要真实,观点要明确,文字要精炼,条理要清楚,层次要分明,书写要工整,标点符号要正确,用语要恰当。使用简称时,要先用全称,并注明简称。

    3.公文中使用人名、地名、数字、引文要准确。引用公文应当先引标题,后引发文号。

    4.公文结构层次序数,第一层为“一”,第二层为“(一)”,第三层为“1”,第四层为“(1)”。

    5.公文必须使用国家法定计量单位。

    6.公文中的数字,除成文时间、结构层次序数、词组、惯用语、缩略语、具有修饰色彩语句中作为词素的数字等必须使用汉字外,一般都应当使用阿拉伯数字。

    7.草拟、修改公文要使用黑色、蓝黑钢笔或毛笔。学院发文要使用统一印制的“武汉民政职业学院发文稿纸”,按规定格式书写清楚。

   (二)审核和签发

    1.审核。各职能处室以学院名义起草的公文由职能处室负责人与院办审核,并分别在发文稿“核稿”一栏签字。院办对各部门送核的文稿应填写收文时间,并根据急缓程度审核期限。一般公文在送交当天审核完毕;复杂文件最长不超过2天;特急件立即办理。急缓程度由各部门负责人标注并加以说明。

    2.签发。凡以学院名义发出的公文,经公文主办单位与院办审核后,由主管领导签发。

   (三)打印校对

    1.打印。各职能处室以学院名义起草的公文及自己形成的文件,原则上由本部门负责打印和校对,并将文稿和电子版一并交院办。

    2.校对。各职能处室以学院名义起草的公文及自己形成的文件由各职能处室负责校对,校对完毕确认无误后,由校对人和所在部门领导在发文稿纸上“校对”一栏分别签字。

    3.院办要严格执行发文登记制度。

   (四)印制和发送

    公文要按规定文头印制,以学院名义上报、下发的文件用“武汉民政职业学院文件”文头纸,分上行文和下行文两种。

    1.印制时限,一般文件不超过5天,急件不超过2天,特急件随时办理。

    2.公文审读制度。凡以学院名义上报下发的公文,以及各职能处室名义起草的公文在印制前,院办要进行一次审读,经确认无问题后再上报下发。

    3.发送。以学院名义上报下发的公文,由院办发送。发送时限:一般文件不超过2天,急件不超过一天,特急件随时办理。向市外发送的文件,原则上以邮件形式发送。

    六、外来文处理

   (一)外来文处理一般包括签收、登记、传阅、催办、销毁等环节。

    1.签收:对来文进行清点、查对,除领导亲收外,一般由院办专人拆封。来文分三类情况处理:(1)上级主管部门或上级政府部门文件,由院办主任签注拟定意见登记后传阅,(如领导有批示和要求的,应交有关部门办理后再行传阅)。(2)上级主管或上级其它部门通知及事务性来文,由院办主任签注拟办意见后转送有关院领导阅览。(3)单位之间信件往来由院办主任直接处理。

    2.登记:须将公文标题、密级、收发(或发文)号、缓急程度、单位、件数、收发时间逐项登记清楚,以便查询。

    3.传阅:院办主任拟办意见,分别按书记、院长、分管领导、其他领导的顺序传阅。文件在每位领导手中滞留时限为:一般件2天,急件1天,特急件随送随时阅批。

    4.催办:按文件传阅时限要求及院领导阅批意见,院办要及时督办。

    5.归档销毁:见第七条要求。

   (二)未经文件制发单位同意,文件的阅读和传达范围不得自行扩大,也不得自行翻印、复制。

   (三)各部门、各单位均应配备兼职文件管理人员,对上级各类来文,按照要求和规定及时处理,建立健全文件签收、登记、使用、保管等制度,防止文件的流失或泄密。

    七、公文立卷、归档和销毁

   (一)根据《档案法》的有关规定,将学院及各部门形成的公文定稿、正文和有关材料整理立卷。公文立卷根据新分类法分类整理,保证公文齐全、完整、便于保管、查找和利用。对具有查考价值的外来文由档案室负责提出意见,经院办主任审核后立卷归档。

   (二)处(室)立好的案卷,按有关规定,定期向档案部门移交,部门和个人不得保存应归档的公文。

   (三)由学院机要室进行清理,对有密级的公文进行登记造册,没有存档价值和存查必要的公文,经学院主管领导批准签字后,按照有关规定由学院统一送指定地点销毁。